Les principaux critères d’un bon CRM en immobilier

Étant donné le contexte particulier de la dernière année, nous assistons à une avancée technologique fulgurante dans tous les domaines, dont celui de l’immobilier. Il est donc vrai, plus que jamais, que les développeurs immobiliers doivent penser à faire un virage numérique important afin d’actualiser leurs pratiques et ainsi maintenir l’intérêt des futurs acheteurs qui évoluent au même rythme que ces technologies.

Pour certains, faire un tel changement peut sembler précipité voire étourdissant, c’est pourquoi il est pertinent de considérer les principaux critères qui composent un bon logiciel en immobilier avant de s’en procurer un. Voici les informations qu’il vous faut pour faire un choix éclairé et en être pleinement satisfait.

Automatiser non seulement le marketing, mais les communications dans leur ensemble

Pour commencer, il faut penser à toute la logistique des stratégies liées au marketing. Le logiciel doit donc contenir des outils automatisés et efficaces en ce sens.

Lorsque nous parlons d’efficacité, il faut d’abord vous assurer que le logiciel permette d’enregistrer ou de désinscrire certains contacts par rapport aux différents processus de communications possibles, et ce, toujours en fonction des données au dossier. Cela fait en sorte que votre clientèle est toujours bien ciblée et qu’elle ne reçoit pas des communications inutiles qui pourraient rapidement devenir lourdes et inintéressantes. Par exemple, un prospect déjà très intéressé ou actuellement impliqué dans un cycle de vente ne devrait pas recevoir des messages liés à la promotion d’un projet. Bref, il faut que les envois automatisés soient ciblés par rapport aux besoins de chacun, sinon ils n’auront aucune valeur.

Aussi, en termes d’efficacité, il faut se pencher sur les suivis de dépôts requis qui devraient toujours être simples et rapides. En effet, avec le tourbillon de la vie actuelle, il peut être pratique de pouvoir compter sur un CRM ayant un système de rappels automatisés qui indique aux clients de faire leur dépôt à la date prévue. Par exemple, le client pourrait recevoir un premier rappel, par courriel ou par texto, environ une semaine avant la date d’échéance; un deuxième exactement deux jours avant et s’il y a un retard, le dernier pourrait être dirigé directement au représentant du projet dans ses tâches assignées. Cela lui permettrait, entre autres, de gérer la situation plus rapidement et de tenir un registre des dépôts (faits à temps ou pas) sans aucun effort. Il est à noter que la fréquence des rappels peut être modifiée selon les besoins de chaque équipe de ventes.

Bien évidemment, s’assurer d’avoir un bon processus de communications automatisées est la base. En effet, si cet aspect est traité de la bonne façon, un lien de confiance s’établira dès le début avec les acheteurs potentiels et cela facilitera grandement la suite des choses. Pour que cela soit possible, tous les outils de marketing proposés dans un logiciel devraient privilégier des messages personnalisés, et ce, à toutes les étapes de la vente. D’une part, pour qu’ils soient pertinents, appréciés et considérés, ces messages devraient prendre en compte les données démographiques du prospect/client et les données présentes dans son dossier. D’autre part, ils devraient tous être envoyés aux clients en fonction de leur parcours d’achat, c’est-à-dire à l’étape à laquelle ils sont rendus au moment de l’envoi.

Dans le même ordre d’idées, il serait intéressant de vérifier si le logiciel peut offrir la possibilité d’automatiser des courriels ou des textos à la suite de certains événements comme une visite dans un bureau des ventes ou après la réception d’un chèque de dépôt par la poste. Ce genre de détail est primordial si l’on veut que l’acheteur s’engage et se sente considéré sérieusement par le promoteur immobilier.

Automatiser le processus de vente et de location

Nous avons abordé les outils d’automatisation qui soutiennent les stratégies liées au marketing, mais celles concernant le processus de vente et de location doivent également être prises en compte dans l’équation. En effet, un bon CRM devrait permettre de gérer le cycle de vente et de location de façon automatisée, et ce, en fonction des tâches effectuées.

Évidemment, lorsqu’on parle de prospects, il faut se pencher sur la qualité des échanges avec eux. De ce fait, il est important que le logiciel permette un suivi par rapport à la progression de chaque processus de vente, que ce soit pour savoir si un courriel a été envoyé au client, s’il a répondu ou non à ce dernier, s’il a parlé à un représentant au téléphone ou via un autre médium, s’il a visité le bureau des ventes ou tout autre détail important qui permettrait de garder plus facilement le fil des interactions avec les potentiels acheteurs.

Ensuite, pour que le client soit bien pris en charge, le CRM devrait offrir une aide à la saisie d’une vente ou d’une location. Ainsi, il devrait y avoir un accompagnement pas à pas afin qu’il soit guidé tout au long de sa transaction. Que cette dernière soit réalisée par le client lui-même ou chapeautée par un représentant des ventes, le tout devrait être automatisé de sorte que chaque étape franchie soit facile à comprendre et à réaliser. Tout cela dans le but d’assurer un accompagnement rigoureux et sans failles.

Soulignons que pour éviter certaines confusions ou simplement pour aller valider des informations au besoin, toutes les communications devraient être enregistrées et disponibles sur la base d’un contact ou d’une unité. Cela permettrait, en effet, de réduire les irrégularités, surtout dans le cas où il y aurait plusieurs acheteurs dans le dossier.

Il va sans dire que lorsque l’on parle d’automatisation et de processus d’achat, cela doit inévitablement inclure la génération et l’envoi de contrats afin, encore une fois, d’éviter les retards et les erreurs potentiels. Cela est une modalité non négligeable avant le passage officiel chez le notaire et la prise de possession de la propriété.

Gestion de l’inventaire en temps réel

Un autre atout important à considérer lorsque l’on parle de processus de vente est la gestion des stocks en temps réel, et ce, directement sur le site Web du projet. Cela veut dire que le logiciel devrait gérer les contacts et les actes de vente à partir de l’inventaire disponible qui s’actualiserait constamment afin d’éviter, notamment, les ventes en double, qui sont loin d’être souhaitables, surtout pendant la période de lancement. Cette mécanique permettrait effectivement à tout le monde de savoir rapidement ce qui a été acheté ou réservé et ce qui reste à vendre.

Quand on parle de disponibilité, le logiciel devrait également s’assurer que l’acte de vente contienne tous les articles en stock liés à celle-ci, que ce soit pour une ou plusieurs unités, comme le stationnement et les rangements ainsi que tous les varias au contrat. Ce genre de fonctionnalité est rassurante pour le client et le vendeur, car tous les détails reliés au contrat de vente sont répertoriés dans un seul et même endroit, donc aucune ambiguïté possible par rapport aux commodités dues et/ou choisies par l’acheteur. Soulignons qu’il devrait également être possible de voir le calcul des taxes, des frais de condo et des rabais qui s’appliquent si tel est le cas.

Il est à souligner qu’il se peut que vous ayez de la difficulté à trouver un CRM qui gère ce genre d’inventaire, car la majorité ne le fait pas, mais Onyx Technologies est capable de soutenir ce type de gestion et le fait même de façon impeccable. Cette même compagnie offre même de faire un site Web de haute qualité pour mettre en valeur votre projet immobilier et même permettre la vente en ligne directement à partir de celui-ci.

Gestion des prospects basée sur des projets

Alors que la plupart des CRM n’offrent pas cette option, il est pertinent de savoir qu’il est possible de le faire : gérer les prospects en fonction d’un projet en particulier. Cela veut dire que le logiciel est capable de faire la distinction et de classer chaque prospect selon le ou les projets auxquels ils se sont vraiment intéressés. Ce détail est non négligeable, car il permet à différentes équipes de vente de ne pas avoir de visibilité sur ce que les autres équipes de vente font ou ont fait dans le passé. En d’autres mots, cela permet d’isoler ce qu’une équipe de vente fait par rapport à un contact d’autres équipes de vente de projets différents. Encore plus important, cela donne la chance aux promoteurs de cibler beaucoup plus précisément les potentiels acheteurs, et ce, sans perdre de temps.

Intégration des données marketing aux données de vente et vice versa

Le logiciel idéal devrait donner l’opportunité de suivre les investissements mis dans les stratégies marketing, du début jusqu’à la fin d’un processus de vente, afin d’être en mesure de savoir le coût par prospect, le coût par vente et le rendement des investissements. Ces exemples de suivis pourraient vous aider à avoir un plan solide au niveau du marketing et par le fait même, celui des ventes. Il est vrai qu’il est pratique d’accéder au nombre de prospects générés par rapport à des projets en particulier, mais il est encore plus intéressant d’avoir la possibilité de connaitre l’origine des prospects qui ont fait des achats. Cela vient spécifier les données et rend encore plus précises vos analyses de marché pour être encore plus efficace dans vos efforts de vente présents et futurs.

Intégration d’autres processus immobiliers

Maintenant, abordons tous les autres processus immobiliers qui peuvent être, eux aussi, automatisés dans le but de simplifier la vie de tous. Vous remarquerez rapidement que plus il est possible d’en intégrer, plus il est facile de faire des opérations efficaces et stratégiques.

D’abord, un des aspects pratiques est sans contredit de pouvoir intégrer tous les documents relatifs à une vente dans un emplacement centralisé et accessibles à tous les individus concernés par cette transaction. Lorsque l’on parle de documentation, cela inclut, entre autres, tout ce qui concerne l’identification du client, les contrats, les annexes, les modifications, les chèques, les plans d’étages, les plans modifiés, les électroménagers inclus, etc. Bref, tout ce qui est pertinent pour assurer une transaction bien organisée et un excellent service après-vente. Il est important de mentionner ici que l’intelligence artificielle fait progressivement son entrée dans le domaine. Par exemple, grâce à elle, il est maintenant de possible de faire la saisie d’informations pour identifier un client en une seule action aussi simple que de prendre une photo de son permis de conduire. À partir de celle-ci, toutes les données sont entrées en un clin d’œil. Cela n’est qu’une parcelle de ce qui nous attend en termes d’IA. Donc, vous pouvez en conclure qu’une bonne plateforme suivra étroitement cette nouvelle tendance qui révolutionnera les pratiques de demain.

Concernant le service après-vente, voici les aspects que devrait posséder un logiciel vraiment adapté aux besoins de tous les acteurs d’un processus de vente: une interface simple et facile d’utilisation permettant de recueillir toutes les informations nécessaires à la clôture d’une vente. On entend ici une façon d’accéder à toutes les informations voulues en seulement quelques clics, sans devoir passer par des chemins compliqués et impossibles. Par la suite, il faut qu’il y ait une façon efficace de faire la perception des chèques de dépôts et de loyers, cela étant important autant pour l’acheteur que l’équipe administrative. Un autre élément à considérer serait d’avoir une façon automatisée et sécuritaire de collecter les renseignements bancaires.

D’autres outils automatisés peuvent être intégrés pour un service après-vente hors pair. Par exemple, un bon logiciel devrait rendre en ligne et de façon autonome, si désiré, tous les services qui concernent la conception et les choix de finition. Cette étape demande beaucoup de réflexions personnelles de la part de l’acheteur et il appréciera certainement le fait de pouvoir le faire lui-même, à son rythme et en quelques clics.

De plus, afin d’éviter les erreurs, il est primordial que les étapes subséquentes à ces choix soient également intégrées au processus complet de vente, voire même automatisées également.  La génération et la signature de contrats par rapport aux choix d’options et/ou de finitions ainsi que la collecte de paiement pour officialiser le tout, sont des processus qui devraient simplement s’intégrer. Le fait de pouvoir réaliser ces transactions à distance rend le processus beaucoup plus efficace et rapide. Ainsi, les délais pour la livraison des demandes particulières seront beaucoup moins longs et l’acheteur pourra s’assurer d’avoir une propriété à son goût, à temps pour son occupation.

Il est à souligner qu’il est également pertinent d’avoir la possibilité de faire une expédition massive de statuts de promotion et de communications avant le déménagement d’un client, en plus d’assurer l’intégration de l’inspection avant la livraison ainsi que de la gestion des lacunes en matière de prestations et de communications aux différents fournisseurs et entrepreneurs de services.

Intégrations technologiques

Voici un aperçu des incontournables technologiques qui doivent absolument être intégrés au logiciel pour lequel vous pencherez :  

  • Il doit posséder des solutions de modélisation de projets 3D pour la présentation des projets.
  • Il doit avoir un système, tel que Docusign, pour permettre des signatures électroniques qui rendront le cycle de vente 100% virtuel et qui réduiront, par le fait même, les erreurs et les retards.
  • Il doit être en mesure de s’intégrer aux solutions VoIP pour maximiser l’achèvement des données et l’efficacité lors de lancements.
  • Il doit être dans une lignée novatrice, notamment en exploitant l’intelligence artificielle dans le but d’être encore plus efficace.
  • Il doit être en mesure de s’intégrer facilement au site Web du projet pour faire état de l’inventaire des unités disponibles en temps réel. Notez que si c’est l’équipe elle-même de la plateforme qui le fait, cela est gagnant à plusieurs niveaux.
  • Il doit intégrer toutes les communications par courriel ou par texto et donner la possibilité d’être envoyées directement au client à partir d’Outlook ou d’un téléphone cellulaire.
  • Il doit être en mesure de fonctionner sur un mobile ou une tablette.

Conclusion

Pour terminer, si vous êtes un développeur immobilier et que vous pensez à vous procurer un CRM pour vendre vos projets, après avoir fait toutes vos recherches comme il se doit, il est fort probable que votre choix s’arrête sur celui d’Onyx Technologies, car il se démarque grandement dans l’industrie présentement.

Si jamais vous voulez en savoir plus sur ce qu’Onyx Technologies offre comme produits, rendez-vous sur onyxtech.ca. Son équipe est toujours prête à répondre aux questions ou encore mieux, à faire une démonstration gratuite de ce que peut contenir leur plateforme.

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